Assistant(e) de Direction F/H
iObeya, c’est une aventure qui grandit depuis 20 ans.
Notre secret : un esprit startup, 150 personnes passionnées qui donnent le meilleur d’elles-mêmes dans un environnement de travail épanouissant, construit sur de fortes valeurs humaines et une ambition commune stimulante.
Rejoindre iObeya, c’est participer à un projet d’entreprise en croissance en France et à l’International. C’est travailler dans un cadre dynamique et une structure participative où chacun s’investit dans le développement de la vie de l'entreprise.
En 20 ans, les solutions de Digital Visual Management d’iObeya ont déjà séduit plus de 500 grandes entreprises toutes industries confondues, dans plus de 30 pays et 500 000 utilisateurs quotidiens. iObeya révolutionne la gestion de la performance opérationnelle et de l’amélioration continue dans tous les départements de l’entreprise en donnant aux dirigeants, managers et opérateurs, le moyen de digitaliser les standards et les routines du Lean. Aujourd’hui, notre objectif est de devenir le leader international de l'Excellence opérationnelle digitale.
Mission
Dans un contexte de croissance et d’internationalisation accrue, iObeya recrute un(e) Assistant(e) de Direction, rattaché(e) directement au CEO.
Vous êtes en charge de la gestion de l’agenda du CEO, ainsi que du suivi des échanges associés.
Vous êtes également l’interlocuteur(trice) privilégié(e) du CEO pour la gestion des communications avec les clients, partenaires et parties prenantes internes et externes, dans un environnement résolument international nécessitant un excellent niveau d’anglais écrit et oral, notamment avec des interlocuteurs basés en Europe et aux États-Unis.
Vos responsabilités :
Assurer l’assistanat de direction du CEO : Gérer l’agenda, organiser les priorités, préparer les déplacements professionnels, gérer les frais et anticiper les échéances clés.
Assurer l’assistanat personnel du CEO : Gérer les rendez-vous personnels, participer à l’organisation des événements privés , effectuer des recherches et réservations (locations de vacances, restaurants, activités, commandes de vêtements), coordonner les prestataires et anticiper les besoins liés à sa vie personnelle afin de lui garantir sérénité et gain de temps au quotidien.
Préparer, organiser et coordonner les réunions : Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et assurer le suivi des actions.
Gérer la communication interne et externe de la Direction Générale : Rédiger et diffuser des supports de communication interne, assurer la transmission des informations (notes, décisions, communications stratégiques).
Interagir avec des interlocuteurs internationaux : Communiquer quotidiennement en anglais (écrit et oral) avec des partenaires, clients ou équipes internes basés à l’international.
Assurer la gestion administrative : Gérer les courriers, documents numériques, contrats (relecture, mise en signature et archivage) et dossiers administratifs avec de la rigueur et de la fiabilité tout en garantissant la confidentialité.
Organiser et coordonner les flux d’information : Filtrer les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, prioriser les sollicitations et fluidifier la circulation de l’information.
Réaliser diverses démarches administratives : Assurer le suivi de dossiers transverses et contribuer au bon fonctionnement global de la Direction.
Profil recherché
Ce poste est idéal pour un(e) candidat(e) qui a...
Une expérience confirmée d’au moins 5 ans en tant qu’Assistant(e) de Direction, idéalement auprès d’un CEO, d’un dirigeant ou d’un comité de direction.
Une grande capacité d’organisation, de priorisation, d’anticipation et d’adaptation
Une forte discrétion, un sens aigu de la confidentialité et une posture professionnelle irréprochable.
Une excellente communication écrite et orale, en français comme en anglais.
Une parfaite maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Office, Google Workspace, etc.).
Autonomie, rigueur, réactivité, proactivité, flexibilité et sens du service.
Ce qui accompagne votre offre :
Participation au capital : actions de l’entreprise.
Mutuelle 100 % prise en charge.
Snacks, boissons et fruits à disposition dans nos locaux.
Moments de convivialité : afterworks, événements internes réguliers.
Une culture d’entreprise centrée sur l’humain, la collaboration et la transparence.
Le process de recrutement :
Premier échange visio avec l’équipe RH – 45 min
Entretien physique avec Cyril Daloz, CEO – 60 min
Cas pratique – pour vous projeter dans le poste et mettre en lumière votre valeur ajoutée
iObeya est un employeur offrant l’égalité des chances, engagé pour un environnement de travail bienveillant et transparent. Nous valorisons la diversité des parcours, la collaboration et l’enthousiasme, convaincus que le tout est plus grand que la somme de ses parties. Nos postes sont ouverts à toutes et tous, y compris aux personnes en situation de handicap, dans le respect de la prévention des discriminations et du harcèlement.